Informação, tecnologia da informação e administração: a visão do gerente do século XXI

 Por Gustavo Rocha

Antigamente, armazenar as informações de clientes, processos, fornecedores, colaboradores era uma tarefa realizada com um propósito: colocar a informação de maneira que pudesse ser localizada.

 Com o avanço da informática, os advogados perceberam a necessidade de estar atualizados eletronicamente com vistas a ter um serviço de melhor qualidade e, sobretudo, de economia com lucratividade.

 Estas mudanças vieram com projetos organizacionais de controle de processos, gerenciamento de documentos através do GED – Gestão Eletrônica de Documentos, bem como das informações obtidas pelos clientes, fornecedores e colaboradores de forma organizada e padronizada.

 Hoje temos mais do que simples informação, posto que a mesma deva ser cada vez mais qualificada, e principalmente, acessada de forma rápida, eficaz e inteligente.

 Adquirir um programa de controle de processos tem um custo relativamente baixo e existem alguns gratuitos disponíveis na internet de qualidade satisfatória. Lançar informações, cadastrando os clientes, fornecedores, processos e andamento destes processos, normalmente não requer muita habilidade. Então, onde está o “x” da questão? Em como esta informação é apresentada ao solicitante.

 Se quisermos buscar as informações de forma a elas agregarem valor ao nosso trabalho, precisamos entender o sistema, dominá-lo e principalmente pensarmos no que queremos extrair destas informações.

 Um escritório precisa saber informações cruciais para o seu desenvolvimento:

* Clientes lhe deram lucratividade num período de tempo;

* Tipos de ação ou de área do escritório mais rentável;

* Perfil do cliente que garante a manutenção do escritório;

* Como este tipo de cliente chegou até o escritório;

* Como fornecemos informação qualificada a este cliente;

* Principais custos que o escritório possui;

* Relação lucratividade versus gastos e crescimento;

 Estas e outras perguntas são essenciais para que o escritório crie o seu próprio know how interno, fazendo assim uma análise e posterior crítica e planejamento de mercado, obtendo maior lucratividade.

 Outra solução é a aplicação da GED – Gestão Eletrônica de Documentos.

 Quanto espaço seria necessário para arquivo físico de cópias de 5000 processos? Apenas um HD de computador pode armazenar todas as informações e disponibilizá-las eletronicamente, sem gastos com impressão, somente se necessário, reduzindo custos com investimentos simples e objetivos.

 Desta feita, com a utilização de computadores portáteis, os advogados podem ir às audiências acessando seus processos através de programas que assim o fazem via internet, tendo em suas mãos - a qualquer momento – toda informação do processo, inclusive os documentos que estariam na pasta física. Isto tudo sem nenhuma destas informações estarem nos computadores dos advogados. Elas estão dentro do escritório, num servidor com todas as proteções e somente são acessadas remotamente pelos mesmos, garantindo assim a total segurança de dados, pois a permissão dada pode se restringir apenas a visualização das informações.

 Esta é a realidade de alguns escritórios que estão percebendo que o investimento em tecnologia da informação reduz custos, amplia benefícios e faz com o que o advogado possa buscar seu verdadeiro trabalho: administrar a justiça e lutar pelo direito.

 Administrar a informação aliada com a tecnologia, beneficiando todo escritório com projetos de economia e maior lucratividade é a visão do gerente do século XXI.

 A tecnologia veio para facilitar, inovar e, sobretudo, trazer gerenciamento das informações de maneira inteligente, e o melhor de tudo: racionalizando tempo, investimentos e trazendo maior rentabilidade.

 Gerir corretamente a informação que é recebida, armazená-la e disponibilizá-la de maneira eficaz, eficiente e inteligente é fundamental para o desenvolvimento de qualquer escritório de advocacia.

 A solução existe, está amplamente disponível, basta que saibamos como acessá-la. Seu escritório está preparado para gerir a informação no século XXI?

 Pense nisto.